Politique voyage RSE, comment relever le défi de la responsabilisation des collaborateurs ?
Les voyages d'affaires représentent une part importante du budget de votre entreprise. La conformité de votre politique voyage peut donc être déterminante pour vos objectifs globaux. Qu'il s'agisse d'aider les collaborateurs à comprendre votre vision ou d'appliquer des directives et des procédures spécifiques qu'ils doivent suivre, le respect de celle-ci est essentiel pour atteindre vos buts et objectifs en matière de voyages d'affaires et de durabilité.
Si les salariés semblent mieux comprendre ce que recouvre le développement durable, selon une étude du MEDEF réalisée en 2021, la RSE continue d’être partiellement comprise. Même si plus d’un salarié sur trois considère en effet que la RSE est un sujet prioritaire, dans les faits, cela n’est pas toujours mis en pratique de façon concrète.
Le but de la politique voyage est d’amener le collaborateur à se poser les bonnes questions. Être informé sur les impacts, améliorer la qualité des décisions ou encore se poser la question du sens de son déplacement sont des sujets essentiels pour responsabiliser le collaborateur. Il faut l’embarquer avec soi dans sa démarche !
La politique voyage doit dans cette optique de responsabilisation des collaborateurs, s’inscrire dans un climat de confiance, de transparence mais aussi d’innovation.
Comment alors encourager les collaborateurs à respecter la politique voyage de votre entreprise ?
Il existe différentes façons de favoriser l’implication des collaborateurs dans votre politique de voyage :
1/ L’éducation
La première étape d’une adoption réussie sera alors de s’assurer que les collaborateurs comprennent ce qu’est la RSE et pourquoi l’entreprise s’engage dans cette démarche. C’est grâce à cet effort pédagogique que vous pourrez susciter leur engagement.
À cet effet, dans son livre blanc sur la RSE, l’AFTM a conceptualisé la Responsabilité Sociétale du Voyageur. Cette idée vise à transposer les principes de la responsabilité sociétale de l’entreprise (RSE) aux voyageurs d’affaires afin qu’ils se sentent pleinement concernés et acteurs de la démarche, dans le but de favoriser l’adoption de la politique voyage et d’initier les bonnes pratiques.
Le prisme pédagogique est la clef, il peut passer par des ateliers, des séminaires, des formations, en distanciel ou en présentiel. L’offre est vaste, à vous de choisir ce qui répondra le mieux à la typologie de vos collaborateurs.
N'oubliez pas d'inclure des informations concernant les différentes typologies de déplacements accessibles, les différents niveaux de classes et leur impact sur le voyage dans son ensemble.
2/ La communication
Le succès de votre politique de voyages d'affaires dépend aussi de la façon dont vous la présenterez. Il ne s'agit pas seulement d'envoyer un simple email à tous vos collaborateurs mais de s'engager activement auprès d’eux pour s'assurer qu'ils la comprennent. Une vraie campagne de communication interne devra être menée.
Pour favoriser l’engagement rapide des salariés, privilégiez les stratégies de communication ludiques et interactives. Enfin, pour les convaincre de façon durable, communiquez des chiffres et des données objectives. Cela balaiera leurs doutes sur l’intérêt de la RSE pour l’entreprise et le monde qui les entoure.
Il est important de faire comprendre à vos collaborateurs dans quelle démarche vous vous engagez. Le respect de la politique va bénéficier à l’entreprise certes mais aussi, aux collaborateurs eux-mêmes. En travaillant sur cet axe, ils seront plus à même de comprendre son enjeu et de suivre la procédure engagée.
Afin d’améliorer votre politique voyage vous pouvez, grâce à des outils de gestion, incorporer :
Un système d’intégration - en intégrant automatiquement les paramètres de votre politique de voyages d'entreprise dans les résultats de recherche, les collaborateurs se verront proposer des choix qui s'inscrivent dans le cadre de votre politique. Ils seront donc plus à même de la respecter.
Un système de reporting - vous pourrez suivre les réservations effectuées par vos collaborateurs, générer des rapports pour comprendre leurs comportements et vous assurer que votre politique de voyage évolue en fonction de leurs besoins et de leurs préférences.
Un système de communication - en mettant en place un service de messagerie qui vous permet d'entrer rapidement en contact avec vos voyageurs, de leur rappeler les règles de la politique ou de leur communiquer des informations importantes à tout moment de leur voyage. Les employés sont sous votre responsabilité lorsqu'ils voyagent et ce service amélioré vous aide à mieux communiquer avec eux.
3/ La participation
Investissez dans des outils et des technologies qui permettent à vos collaborateurs de respecter le plus facilement possible vos directives en matière de voyages. Qu'il s'agisse d'outils de réservation en ligne ou de logiciels de rapport de dépenses, nombreux sont aujourd’hui les acteurs de l’écosystème de la mobilité d’affaires qui proposent des solutions proches de celles connues dans le BtoC. Fluides et simples d’utilisation, elles permettent une adoption nettement plus forte que ce qu’on a pu connaître il y a quelques années. Vous pouvez par exemple recourir à un logiciel qui vous permettra de voir en temps réel quand les voyageurs réservent en dehors des conditions de votre politique et ainsi éviter le leakage.
Encouragez les collaborateurs à se conformer à votre politique de voyage en les récompensant. Faites leurs comprendre que leur avis importe. Sollicitez-les au travers de sondages internes ou de groupes de travail sur le thème de la RSE, n’hésitez pas à jouer la carte du gaming qui peut faciliter l’adoption de votre démarche. Certaines entreprises choisissent d'impliquer les employés en leur offrant des primes afin d'augmenter l'enthousiasme et la motivation autour de la politique voyage, sur ce point, soyez créatifs !
La réussite de votre démarche RSE en termes de politique voyage dépend de l’implication et de la responsabilité de vos collaborateurs dans votre vision. Il est donc indispensable d’en tenir compte et d'embarquer avec vous vos équipes !